Notaires et transformation digitale : avez-vous envisagé la visio-conférence ?
Digitalisation, transformation numérique, LegalTech… comme dans beaucoup de secteurs, la transition digitale fait la une de l’actualité chez les professionnels du droit ! Que ce soit pour faciliter votre quotidien ou mieux s’adapter aux comportements de vos clients, le virage numérique est inévitable dans votre office notarial. Dans ce processus de transformation digitale, n’avez-vous pas négligé l’importance de vos télécoms ?
Transformation numérique des Notaires : où en est-on ?
Auparavant habituées à imposer leurs pratiques à leurs clients, les professions du droit sont aujourd’hui confrontées à l’évolution des modes de consommation. Beaucoup de métiers, dont les notaires, doivent donc s’adapter à ces mutations dans un contexte de surcroît de plus en plus plus concurrentiel. La loi Macron permettant l’installation de 1 650 de nouveaux notaires en France est en effet entrée en vigueur cette année.
La digitalisation se présente comme l’une des réponses pour améliorer son expérience client et se démarquer. Depuis quelques années, les notaires ont pris conscience de l’importance de la transformation numérique pour leur activité. Leurs organismes de référence se sont également emparés du sujet : la Chambre des Notaires de Paris et l’Association pour le Développement du Service Notarial (ADSN) organisent régulièrement des sessions de sensibilisation.
Les télécoms : grand oublié de la transformation digitale
Lorsque l’on parle de digitalisation de la profession de notaire, la dématérialisation des documents est la première idée qui vient en tête. Bénéficier d’une plateforme numérique de stockage et d’échange sécurisés de données, de pièces et d’informations est une avancée importante. Chez Voxity, nous pensons que ce n’est qu’une étape.
Grâce à l’évolution des télécoms, d’autres solutions peuvent faciliter votre quotidien et améliorer la relation avec vos clients. L’accueil téléphonique, par exemple, peut devenir un vrai différenciateur. Imaginez que la fiche ou le dossier d’un client s’ouvre automatiquement sur votre ordinateur lorsque celui-ci appelle… Quel gain de temps dans la recherche d’information ! Sans parler de la satisfaction pour votre interlocuteur client d’être “reconnu” et d’obtenir des réponses rapides et pertinentes. Avec la solution Voxity, vous pouvez même mesurer la qualité de l’accueil téléphonique grâce à des statistiques détaillées. Aucune raison, dès lors, d’externaliser et de faire appel à un télésecrétariat
Par ailleurs, vos modes de travail sont de moins en moins sédentaires : télétravail et mobilité s’installent dans de nombreux offices. Que vous soyez en déplacement ou chez vous, vous devez pouvoir travailler avec vos collègues comme si vous étiez sur place. Quoi de mieux que la visioconférence et le partage d’écran ?
La visioconférence : tout le monde y gagne !
Les télécoms vous aident en effet à raccourcir les distances. Dans votre métier, il est des actes qui nécessitent des rencontres en face à face. Mais celles-ci peuvent très vite devenir source de contraintes pour vos clients qui, comme vous, sont actifs avec des emplois du temps chargés. Ceux qui sont à proximité de vos locaux pourront toujours s’organiser pour venir, au risque de perdre du temps dans la circulation. Mais pour certains, résidant plus loin, à l’autre bout du pays ou même à l’étranger, ce sera plus compliqué.
La visioconférence semble alors être le compromis parfait pour offrir une expérience client différente tout en faisant gagner du temps et de l’argent à tout le monde. De surcroît, grâce notamment à la sécurisation des échanges, cet outil a acquis une réelle légitimité dans le monde notarial. Vous pourrez ainsi éviter des déplacements à vos clients, à leur famille et leurs interlocuteurs, en proposant un mode de communication avec lequel tous sont familiers dans le cadre privé ou professionnel.
Enfin, ces nouveaux modes de travail vous font aussi gagner du temps. Dans votre quotidien, vous êtes en relation avec différents métiers : confrères, agents immobilier, avocat… Rédaction d’acte, avancée des dossiers, les coups de fils s’enchaînent très vite. Le partage d’écran en visioconférence, vous permet alors de travailler sur la même version du fichier. Un seul rendez-vous en “conf call” remplace de nombreux appels.
Vous souhaitez en savoir plus sur la transformation digitale des métiers du droit et bénéficier de conseils d’experts des télécoms ? N’hésitez pas à nous contacter pour discuter de la solution la plus adaptée !